Digitale GGZ:
HR, planning & capaciteit |
Newconomie
Newconomie helpt digitale GGZ organisaties HR,
ziekte, planning en behandelcapaciteit verbinden
met bestaande zorg en declaratiesystemen. Gebouwd op Odoo.
Digitale GGZ groeit.
Houd grip op
mensen en behandel capaciteit.
Newconomie helpt digitale GGZ organisaties en aanbieders van online psychologische
zorg hun bedrijfsvoering rondom behandelaren professioneel organiseren. Van
recruitment en personeelsdossiers tot ziekte, beschikbaarheid, planning, koppelingen
en managementinformatie.
Online zorg kan snel opschalen. Maar zodra tientallen of honderden psychologen, GZ-psychologen, casemanagers en ondersteunende medewerkers samenwerken, wordt de organisatie erachter steeds belangrijker.
Wie is inzetbaar? Welke kwalificaties zijn actueel? Wat gebeurt er als iemand uitvalt? En hoe
voorkom je dat HR, patiënt planning en registratie verschillende werkelijkheden laten zien?
Newconomie brengt die processen in kaart en bouwt een samenhangende omgeving rondom de bestaande
zorgverlening. Het EPD, behandelplatform of declaratiesysteem kan daarbij gewoon zijn gespecialiseerde
rol behouden.
Bespreek jouw behandelorganisatie met Newconomie →
Bekijk Newconomie voor de zorg →
Een digitale behandelorganisatie kan in relatief korte tijd groeien van een compact team naar tientallen of
honderden professionals. Die groei is niet alleen een zorginhoudelijke uitdaging. Recruitment, contracten,
onboarding, kwalificaties, beschikbaarheid, verlof, ziekte, teamverantwoordelijkheid en capaciteit groeien
allemaal mee.
In de beginfase kan veel nog via agenda’s, spreadsheets en losse HR-tools. Bij verdere groei ontstaat een
ander vraagstuk: niet “waar staat de informatie?”, maar “welke informatie is leidend en wat moet er
gebeuren zodra iets verandert?”
Dat is precies het niveau waarop Newconomie de organisatie benadert. We ontwerpen niet vanuit een lijst
apps, maar vanuit gebeurtenissen die iedere dag plaatsvinden en direct gevolgen hebben voor andere
teams.
Online behandelen is schaalbaar. De organisatie erachter niet vanzelf.
Op papier is een ziekmelding een HR-gebeurtenis.
In een digitale behandelorganisatie is het ook een
capaciteits gebeurtenis. De afwezigheid kan afspraken raken die al gepland staan, terwijl patiënten rekenen
op continuïteit en de organisatie alleen daadwerkelijk geleverde zorg correct wil registreren en declareren.
De operationele vraag is daarom niet alleen of iemand ziek is. De organisatie moet snel kunnen vaststellen
welke geplande werkzaamheden worden geraakt, welke capaciteit wegvalt, of een andere geschikte
behandelaar beschikbaar is en welke wijzigingen terug moeten naar het zorg- of planningssysteem.
Ziekmelding → Beschikbaarheid wijzigt → Getroffen afspraken zichtbaar → Vervanging of om planning → Gerealiseerde zorg correct registreren
De kern
In digitale GGZ loopt HR rechtstreeks door naar behandelcapaciteit. Newconomie richt daarom niet
alleen een verzuimregistratie in, maar ontwerpt de workflow rondom de gevolgen van afwezigheid.
Afwezigheid registreren zonder medische details
Een goede workflow hoeft niet te weten waarom iemand ziek is. Voor de bedrijfsvoering is vooral relevant
dát iemand niet inzetbaar is, hoe lang dit naar verwachting duurt en welke lopende werkzaamheden of
afspraken aandacht vragen. De medische aard of oorzaak van ziekte hoort niet als vrije HR-informatie te
worden vastgelegd.
Newconomie kan het proces zo inrichten dat HR de noodzakelijke verzuiminformatie beheert, operations
alleen ziet wat nodig is voor capaciteit en planning, en andere gebruikers geen toegang krijgen tot
gegevens die zij voor hun werk niet nodig hebben. Rollen, rechten en gegevens minimalisatie zijn dus
onderdeel van het ontwerp niet iets dat pas na de livegang wordt toegevoegd.
Van kandidaat naar inzetbare behandelaar
Dezelfde samenhang begint al vóór de eerste werkdag. Een groeiende organisatie wil kunnen zien welke
vacatures openstaan, welke kandidaten door de procedure lopen en wanneer een aangenomen
professional werkelijk inzetbaar wordt. Dat moment hangt niet alleen af van een ondertekend contract,
maar ook van onboarding, functie, team, contracturen, relevante registraties, opleidingen en interne
autorisaties.
Newconomie kan de route van recruitment naar personeelsdossier en inzetbaarheid als één werkproces
ontwerpen. Relevante kwalificaties en certificeringen kunnen met geldigheidsperiode worden bijgehouden.
Waar BIG, SKJ, beroepsregistraties of andere externe controles relevant zijn, bepalen we samen welke
informatie intern wordt vastgelegd en of een gecontroleerde koppeling of verificatie stap zinvol is.
Vacature → Selectie → Contract → Onboarding → Kwalificaties → Beschikbaarheid → Inzetbare behandelaar
Van online consult naar correcte registratie
Bij digitale GGZ is online behandelen zelf niet het ingewikkeldste automatiseringsvraagstuk. Binnen het
zorgprestatie model kunnen reguliere consulten ook op afstand plaatsvinden. Belangrijker is dat de
daadwerkelijk geleverde zorg, de uitvoerende behandelaar en de relevante registratie in het zorg en
declaratieproces met elkaar blijven kloppen.
Voor behandelaren met een AGB code moet de AGB code van degene die de prestatie heeft geleverd op
de factuur aan de zorgverzekeraar worden vermeld. Een no-show is geen geleverde zorgprestatie. Bij
asynchrone digitale zorg gelden bovendien voorwaarden rond daadwerkelijke zorginhoudelijke interactie.
Dat maakt een betrouwbaar onderscheid tussen gepland, uitgevoerd, verplaatst, overgenomen en niet
uitgevoerd operationeel belangrijk.
Newconomie positioneert Odoo daarom niet standaard als vervanger van het EPD of het gespecialiseerde
declaratiesysteem. Wij zorgen dat HR, beschikbaarheid en bedrijfsprocessen er logisch op aansluiten en
onderzoeken per platform welke statussen of gegevens veilig en technisch verantwoord kunnen worden
uitgewisseld.
Wat Newconomie voor digitale GGZ realiseert
De exacte oplossing verschilt per organisatie. De ene aanbieder heeft vooral grip nodig op een snelgroeiend behandelteam; de andere wil afwezigheid en planning koppelen; een derde wil vooral managementinformatie uit meerdere systemen samenbrengen. Newconomie bouwt daarom vanuit drie samenhangende lijnen.
HR als operationele ruggengraat
Recruitment, medewerkers, contracturen, teams, managers, onboarding, documenten, kwalificaties,
opleidingen en afwezigheid vormen samen het beeld van de beschikbare organisatie. Newconomie richt
deze informatie zo in dat HR ermee kan werken én operations betrouwbare uitgangspunten krijgt voor
capaciteit en planning
Capaciteit als dynamisch proces
Beschikbaarheid verandert continu door ziekte, verlof, contractwijzigingen, training, instroom en uitstroom.
We brengen in kaart welke gebeurtenissen direct impact hebben op patiënt planning of werkverdeling en
richten vervolgens signaleringen, goedkeuringen, activiteiten of koppelingen in.
Volautomatisch waar dat
verstandig is, met menselijke controle waar de situatie daarom vraagt
Sturing zonder informatie bij elkaar te zoeken
Directie en operations willen niet alleen weten hoeveel mensen op de loonlijst staan, maar hoeveel
inzetbare capaciteit er werkelijk is. Door HR- en bedrijfsgegevens gestructureerd te combineren met
toegestane statusinformatie uit andere systemen kan Newconomie dashboards bouwen rond beschikbare
capaciteit, uitval, recruitment, bezetting en andere stuurinformatie die voor jouw organisatie relevant is.
Ook organisaties die naast verzekerde zorg werkgevers trajecten, particuliere dienstverlening of andere zakelijke programma’s aanbieden, kunnen hun CRM-, contract-, facturatie- en rapportageprocessen als aparte bedrijfsstromen laten inrichten zonder het zorginhoudelijke dossier daarmee te vermengen.
Eén architectuur, duidelijke verantwoordelijkheden
Mensen & operatie
Recruitment, medewerkers,
kwalificaties, afwezigheid,
beschikbaarheid en interne
workflows.
Zorgplatform / EPD
Cliëntdossier, behandeling,
zorginhoudelijke afspraken en
registratie blijven waar ze
gespecialiseerd thuishoren.
Declaratie & finance
Gerealiseerde zorg, declaratie
stroom en financiële verwerking
sluiten gecontroleerd aan op de
afgesproken brongegevens.
De exacte grens tussen deze drie lagen verschilt per organisatie en per leverancier. Een koppeling wordt
pas ontworpen nadat API-mogelijkheden, privacy, beveiliging, foutafhandeling en eigenaarschap zijn
beoordeeld. Zo voorkomt Newconomie dat een integratie technisch “werkt” maar operationeel
onbetrouwbaar wordt.
Waarom Newconomie?
✽ Een digitale GGZ organisatie heeft weinig aan software die los van de dagelijkse operatie wordt ingericht. Juist de overgang tussen HR, capaciteit, patiënt planning en administratie bepaalt of de oplossing waarde oplevert. Newconomie neemt daarom verantwoordelijkheid voor het geheel: van procesanalyse en ontwerp tot inrichting, koppelingen, training, support en doorontwikkeling.
Proces vóór software
We beginnen bij echte werksituaties: instroom, uitval, planning, overdracht en sturing.
Specialisten die realiseren
Newconomie configureert, ontwikkelt, migreert en koppelt niet alleen adviseren vanaf de zijlijn.
Eén aanspreekpunt
HR, Odoo.sh, integraties, rapportages en support worden vanuit één samenhangende aanpak begeleid.
Ook na livegang
We blijven beschikbaar voor beheer, optimalisatie, nieuwe koppelingen en verdere groei van de organisatie.
Van analyse tot livegang en daarna
We behandelen de implementatie niet als een eenmalige technische installatie. De organisatie moet de nieuwe werkwijze begrijpen, medewerkers moeten ermee kunnen werken en kritieke processen moeten in realistische scenario’s zijn getest voordat ze afhankelijk worden van automatisering.
1
Audit
We brengen behandelorganisatie, HR, capaciteit, huidige zorgsystemen, verantwoordelijkheden en groei doelen in kaart.
2
Procesontwerp
We ontwerpen de gewenste route van kandidaat tot inzetbare behandelaar en van afwezigheid tot aangepaste capaciteit.
3
Inrichting
Onze specialisten configureren de bedrijfsomgeving, rollen, rechten, workflows, dashboards en benodigde Odoo-bouwstenen.
4
Integraties & migratie
We realiseren en testen afgesproken gegevensuitwisseling met bestaande platformen en migreren alleen relevante bedrijfsdata.
5
Test & training
HR, operations en management testen echte scenario’s. We trainen gebruikers op hun eigen rol en proces.
6
Livegang & service
Newconomie begeleidt de overgang en blijft daarna verantwoordelijk voor support, optimalisatie en doorontwikkeling.
De technologie onder de motorkap
Newconomie gebruikt Odoo 19 als flexibel bedrijfsfundament en Odoo.sh wanneer maatwerk, versiebeheer
of gerichte integraties nodig zijn.
Voor digitale GGZ zijn vooral de samenhang tussen Employees,
Recruitment, Time Off, Planning, Documents, Sign, Knowledge, CRM, Appointments en rapportage
relevant. Welke onderdelen daadwerkelijk worden ingezet, volgt uit het procesontwerp niet uit een
standaardpakket.
Het doel is niet dat een zorgorganisatie zoveel mogelijk Odoo gebruikt.
Het doel is dat medewerkers in een
logische omgeving werken, informatie niet onnodig dubbel wordt ingevoerd en Newconomie de technische
samenhang kan beheren.
Van HR-dashboard naar capaciteitssturing
✽ Van terugkijken naar sturen
Een goede inrichting maakt van HR geen los administratief eiland.
Recruitment, afwezigheid en
ontwikkeling worden input voor de capaciteit beslissingen van de organisatie.
Wanneer de basis goed is ingericht, kan management veel verder kijken dan een traditioneel HR-overzicht.
De relevante vraag wordt dan: hoeveel behandelcapaciteit hebben we werkelijk beschikbaar, waar ontstaat
uitval en hoe snel kunnen recruitment en planning daarop reageren?
Een dashboard kan bijvoorbeeld de relatie laten zien tussen contractuele capaciteit, bekende afwezigheid,
geplande inzet, openstaande vacatures en feitelijke bezetting. Welke KPI’s zichtbaar worden en uit welk systeem ze komen, bepalen we per organisatie. Newconomie bouwt alleen dashboards op gegevens
waarvan de bron, definitie en actualiteit duidelijk zijn
Digitale GGZ als onderdeel van een bredere
zorgaanpak
Deze aanpak is een specialistische verdieping op de algemene zorg propositie van Newconomie.
Daar
beschrijven we hoe dezelfde principes kunnen worden toegepast bij thuiszorg, ambulante begeleiding,
zorgboerderijen, kleinschalige woonzorg, jeugdzorg en andere personeels intensieve zorgorganisaties.
Niet als standaard uitgangspunt. Het zorginhoudelijke dossier en de gespecialiseerde behandel registratie blijven waar zij functioneel en juridisch thuishoren. Newconomie richt de bedrijfsvoering eromheen in en koppelt waar dat zinvol en technisch mogelijk is.
Dat kan wanneer het betreffende systeem geschikte technische koppelmogelijkheden biedt. We bepalen eerst welke gegevens werkelijk nodig zijn, welk systeem leidend is en hoe fouten, wijzigingen en beveiliging worden afgehandeld.
Ja, afwezigheid kan als trigger dienen voor signalering of aanpassing van beschikbaarheid. Of patiënt afspraken daarna automatisch kunnen worden aangepast of herverdeeld hangt af van het gebruikte planning- of zorgplatform, de beschikbare API en de gekozen controlepunten.
Nee. Voor de bedrijfsvoering is de medische aard of oorzaak van ziekte niet nodig en die hoort niet als vrije werkgeversinformatie te worden geregistreerd. We richten rollen en rechten in op de informatie die voor het werkproces noodzakelijk is.
Ja. Relevante kwalificaties, opleidingen, certificeringen en geldigheidsperiode kunnen onderdeel worden van het medewerkersbeleid. Voor externe registers of sectorspecifieke controles beoordelen we per register of een verificatie stap of koppeling nodig en mogelijk is.
Dat is niet het standaard uitgangspunt van deze propositie. Voor zorginhoudelijke registratie en sectorspecifieke declaratie blijft doorgaans een gespecialiseerd zorg- of declaratiesysteem leidend. Newconomie richt de bedrijfsprocessen eromheen in en koppelt waar dat verantwoord is.
Nee. Een digitale zorgorganisatie kan verschillende samenwerkingsvormen hebben. Wel verschillen HR-, contract- en verzuim processen per arbeidsrelatie. Newconomie brengt die verschillen eerst in kaart en richt rollen en workflows vervolgens passend in.
Ja, vooral wanneer groei ervoor zorgt dat recruitment, documenten, afwezigheid, planning en managementinformatie al over meerdere systemen verspreid raken. De oplossing kan klein starten en later meegroeien.
Newconomie blijft beschikbaar voor support, beheer, optimalisatie, nieuwe rapportages, uitbreidingen en koppelingen. De technische omgeving en de bedrijfsprocessen kunnen daardoor gecontroleerd meegroeien met de organisatie.
Groeit jouw behandelorganisatie sneller dan de processen eromheen?
Bespreek met Newconomie waar recruitment, personeelsinformatie, afwezigheid, planning of managementinformatie nu vastlopen. We kijken eerst naar de organisatie en bepalen daarna welke inrichting en koppelingen echt nodig zijn.
Bespreek jouw digitale GGZ-organisatie met Newconomie →
Bekijk de bredere zorgaanpak →
