Backoffice voor makelaars uitbesteden
Meer tijd voor klanten en verkoop. Minder tijd kwijt aan administratie.
Besteed je backoffice uit.
Houd zelf de regie.
Meer tijd voor klanten en verkoop. Minder tijd kwijt aan administratie.
Als makelaar wil je bezig zijn met woningen, opdrachtgevers en succesvolle transacties. Maar de dagelijkse binnendienst vraagt veel aandacht: woning dossiers bijwerken, leads opvolgen, bezichtigingen plannen, documenten verwerken en publicaties voorbereiden.
Wat als je deze werkzaamheden gewoon kunt uitbesteden? Newconomie verzorgt als externe binnendienst de afgesproken administratieve en operationele werkzaamheden van jouw makelaarskantoor. Je houdt zelf de regie; ons team zorgt voor de uitvoering.
Een goed georganiseerd makelaarskantoor begint achter de schermen
Een nieuwe verkoopopdracht betekent meer dan een woning in verkoop nemen. Objectgegevens, foto’s, presentatieteksten, afspraken, geïnteresseerden en documenten vragen allemaal om zorgvuldige verwerking en opvolging.
Met een goed georganiseerde externe binnendienst ontstaat meer ruimte voor bezichtigingen, klantcontact en nieuwe opdrachten.
Of je nu zelfstandig makelaar bent of een kantoor met meerdere medewerkers: Newconomie sluit de ondersteuning aan op jouw werkwijze, werkvolume en bestaande systemen.
Welke backoffice werkzaamheden nemen wij uit handen?
De exacte invulling verschilt per bedrijf. Samen bepalen we welke werkzaamheden logisch zijn om uit te besteden en welk ritme daarbij past.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende onderdelen.
- Nieuwe woningen en objectgegevens administratief aanmelden.
- Vraagprijzen, kenmerken, foto’s, plattegronden en verkoopteksten verwerken.
- Woningpresentaties controleren op volledigheid.
- Publicaties op Funda en andere vastgoedportalen administratief voorbereiden.
- Prijswijzigingen, statuswijzigingen en gegevens correcties verwerken.
- Woningaanbod en dossiers actueel houden.
- Aanvragen en leads registreren in het bestaande systeem.
- Contactgegevens, woning zoekprofielen en terugbelverzoeken bijwerken.
- Binnenkomende aanvragen volgens instructies opvolgen.
- Openstaande acties, deadlines en contactmomenten bewaken.
- Bezichtiging Aanvragen registreren en afspraken coördineren.
- Bevestigingen, herinneringen, wijzigingen en annuleringen verzorgen.
- Bezichtiging Feedback en vervolgacties administratief verwerken.
Dossiers aanmaken en op volledigheid controleren.
Vragenlijsten, energielabels en overige documenten administreren.
Ontbrekende stukken opvragen; concept documenten voorbereiden.
Onderteken processen en termijnen administratief bewaken.
Afgeronde dossiers gestructureerd archiveren.
Meer tijd voor klanten, bezichtigingen en verkoop.
Minder druk door terugkerende administratieve taken.
Een aanspreekpunt, heldere afspraken en korte lijnen.
Structurele opvolging en inzicht in openstaande acties.
Klein beginnen en uitbreiden wanneer jouw kantoor daar behoefte aan heeft.
Wij sluiten aan op jouw bestaande makelaarssoftware
Je hoeft niet over te stappen op nieuwe software. We bekijken hoe Newconomie kan werken binnen de systemen en publicatie routes die jouw makelaarskantoor gebruikt. Daarbij denken we aan Realworks, Pararius Office, Yes-Co, Kolibri en KeySoftware, of andere software die voor jouw kantoor beschikbaar is.
Een Funda-publicatie verloopt via een daarvoor geschikte, geautoriseerde invoer- en distributieroute, bijvoorbeeld via TIARA. Welke taken wij daarin kunnen uitvoeren hangt af van jouw contract, de systeemrechten en de beschikbare technische voorzieningen.
Newconomie claimt geen zelfstandige Funda-certificering of rechtstreekse koppeling.
Hoe werkt de samenwerking?
1
Kennismaking
We bespreken jouw kantoor, systemen en taken die veel tijd kosten.
2
Werkafspraken
We leggen scope, volumes, bevoegdheden, privacy en contactmomenten vast.
3
Uitvoering
Ons team voert de afgesproken werkzaamheden volgens een vaste werkwijze uit.
4
Overzicht en verbetering
Je ontvangt afgesproken terugkoppeling en houdt de regie over klantcontact en inhoudelijke besluiten.
Waarom Newconomie als extern backofficeteam?
Wij combineren persoonlijke dienstverlening met gestructureerde uitvoering en proceskennis. Geen onnodige ingewikkelde samenwerking: duidelijke afspraken, zorgvuldige opvolging en een team dat als verlengstuk van jouw makelaarskantoor werkt.
Uw backoffice. Ons team. Uw regie.
Veelgestelde vragen
Bijvoorbeeld woning aanmeldingen, CRM, leadopvolging, bezichtigingen, documentverwerking, verkoopdossiers en administratieve factuur voorbereiding. De exacte taken spreken we samen af.
Ja. Je kunt starten met één duidelijk takenpakket en de samenwerking later uitbreiden.
We kunnen de aanmelding en publicatie administratief ondersteunen. De feitelijke publicatie vereist de juiste bevoegdheden en een geschikte gecertificeerde publicatie route die jouw kantoor gebruikt.
We bespreken hoe ondersteuning mogelijk is in jouw bestaande systemen, zoals Realworks, Pararius Office, Yes-Co, Kolibri of KeySoftware. Beschikbare toegang en ervaring worden vooraf bevestigd.
Nee. Een software overstap is geen voorwaarde voor het uitbesteden van administratieve werkzaamheden.
Dat hangt af van het aantal objecten, dossiers, werkzaamheden, benodigde reactietijden en het volume. Je ontvangt na een intake een afgebakend voorstel.
De makelaar behoudt de inhoudelijke, professionele en commerciële verantwoordelijkheid. Newconomie voert de afgesproken administratieve ondersteuning uit.
Administratieve ondersteuning voor VvE-beheer wordt als aparte specialisatie uitgewerkt. Bekijk straks onze afzonderlijke VvE-pagina voor de concrete scope.
Meer tijd voor makelaardij. Minder zorgen over de binnendienst.
Ben je veel tijd kwijt aan wonen aanmeldingen, administratie, afspraken en dossiers?
Ontdek welke dagelijkse werkzaamheden ons backoffice team kan overnemen, zonder dat je de controle verliest.
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek